>Ni ndani ya mwaka mmoja wa uongozi wa Rais Samia madarakani
NA MWANDISHI MAALUM
KUMBUKUMBU na nyaraka ni nyenzo muhimu katika utendaji kazi serikalini na taasisi zake.
Bila ya kuwa na kumbukumbu na nyaraka sahihi, hatuwezi kujua tunakotoka na tunakokwenda na hivyo kushindwa kufikia maamuzi sahihi kwa wakati.
Kazi ya uhifadhi wa Nyaraka kwenye Mifumo ya Kieletroniki kwa kutumia vifaa vya kisasa ili kutunza na kulinda historia andishi ya Taifa letu.
Kumbukumbu na nyaraka hutumika kama kielelezo katika uwajibikaji na ni nguzo muhimu katika Utawala Bora.
Kutokana na umuhimu wa kumbukumbu na nyaraka, Serikali ya Awamu ya Sita chini ya uongozi wa Mhe. Rais Samia Suluhu Hassan imeiwezesha Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka kuimarisha mifumo ya ukusanyaji na utunzaji wa nyaraka muhimu kwa maendeleo ya taifa.
Uwezeshaji huo, umechangia kwa kiasi kikubwa kwa Serikali ya Awamu ya Sita kupata mafanikio kwenye eneo la utunzaji wa kumbukumbu na nyaraka za taifa katika kipindi cha mwaka mmoja.
Baadhi ya mafanikio hayo ni pamoja na kuhuisha Mifumo ya utunzaji wa kumbukumbu za kiutendaji (Keyword Filing System) na Mfumo wa Masijala Mtandao (e-File Management System) katika Taasisi za Umma ambapo ufanisi na tija katika utoaji wa huduma Serikalini umeongezeka kwa kiasi kikubwa.
Idara hii imeendelea kukusanya nyaraka kutoka katika Taasisi za Umma zenye umuhimu na kuziweka katika hifadhi salama katika mifumo wezeshi kwa lengo la kurahisisha upatikanaji wake zinapohitajika kwa ajili ya rejea Serikalini ili kuwezesha kufanya maamuzi sahihi na kwa wakati.
Aidha, zoezi hili linasaidia kutambua kumbukumbu zenye umuhimu kama urithi andishi wa Taifa kwa ajili ya kuhifadhi historia ya Taifa letu, kusaidia kufanya tafiti mbalimbali na kurahisisha rejea zinapohitajika ili kufanya maamuzi sahihi na kwa wakati.
Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa katika kipindi cha mwaka mmoja wa Serikali ya Awamu ya Sita imefanikiwa kukusanya jumla ya majalada 6,413 yenye umuhimu katika historia ya nchi yetu kutoka katika Ofisi za Wakuu wa Wilaya 23, Mamlaka za Serikali za Mitaa 19 na Taasisi za Umma mbili.
Ili kusaidia Taasisi za Umma kuondokana na tatizo la mrundikano wa kumbukumbu ambazo muda wake wa matumizi umekwisha na kutunza zile zenye umuhimu wa kudumu (urithi andishi) kwa ajili kusaidia rejea, tafiti na kutunza historia ya Taifa letu, Idara imeratibu na kusimamia ukamilishaji wa Miongozo ya Kuhifadhi na Kuteketeza Kumbukumbu kwa mujibu wa Sheria ambapo jumla ya Taasisi za Umma nne (4) zimetengeneza Miongozo ya kuhifadhi na kuteketeza kumbukumbu.
Utunzaji mzuri wa kumbukumbu huchangia katika utoaji huduma bora kwa wananchi na kuimarisha utawala bora na uwajibikaji Serikalini. Hivyo, ili kufikia lengo hilo, katika kipindi cha mwaka mmoja wa Serikali ya Awamu ya Sita, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa imeweza kufanya mikutano kazi kumi na nne (14) na mafunzo kwa Menejimenti, Waratibu na Watunza Kumbukumbu katika Taasisi za Umma kuhusu Sheria, Kanuni, Taratibu na Miongozo ya utunzaji wa taarifa, kumbukumbu na nyaraka za Serikali ili kuwajengea uwezo watumishi hao katika eneo la utumiaji na utunzaji wa kumbukumbu wanapotekeleza majukumu yao.
Eneo lingine ambalo Serikali ya Awamu ya Sita imefanikiwa kupitia Idara hii ni katika kuwaenzi Waasisi wa Taifa letu (Mwl. Julius Kambarage Nyerere na Sheikh Abeid Amani Karume), ambapo Idara imeweza kutambua, kukusanya, kutunza na kuhifadhi kumbukumbuku na vitu vya Waasisi wa Taifa kutoka katika Taasisi za Umma na watu binafsi. Katika kipindi cha mwaka moja Idara imekusanya jumla ya kumbukumbu 821 za Waasisi wa Taifa ambazo ni vielelezo vya fikra na falsafa zao kwa ajili ya matumizi ya vizazi vya sasa na vijavyo katika kujiletea maendeleo.
Aidha, Serikali ya Awamu ya Sita imekuwa ikisisitiza mara kwa mara suala la utunzaji wa siri za Serikali kwa viongozi na watumishi katika taasisi za umma. Akizungumza na Mawaziri na Naibu Mawaziri tarehe 13 Januari, 2022 jijini Dodoma, Rais wa Jamhuri ya Muungano wa Tanzania, Mhe. Samia Suluhu Hassan, alisema mara kadhaa imeonekana baadhi ya nyaraka za Serikali zikitumwa na kujadiliwa katika mitandao ya kijamii kitu ambacho ni kinyume na taratibu. Mhe. Rais alielekeza viongozi na watumishi wa umma kurekebisha kasoro hizo kwa lengo la kuziba mianya hiyo inayotumika kutoa taarifa za siri za Serikali.
Katika kutekeleza agizo hilo, Idara imefanya tathmini na ufuatiliaji wa mifumo ya utunzaji wa kumbukumbu katika Taasisi za Umma 152 kwa lengo la kujua hali halisi ya utunzaji kumbukumbu ili kubaini changamoto wanazokabiliana nazo kwa ajili ya kuboresha mifumo hiyo na kutoa elimu na kuzikumbusha Taasisi za Umma juu ya wajibu wao wa uzingatiaji wa taratibu na maadili ya utumiaji na utunzaji wa kumbukumbu wanapotekeleza majukumu yao.
Ili kuongeza uwezo wa Idara na kusogeza huduma ya kukusanya na kuhifadhi kumbukumbu na nyaraka kutoka katika Taasisi za Umma zilizopo Kanda ya Ziwa, Idara imefanikiwa kukamilisha ujenzi wa Kituo cha Kumbukumbu cha Kanda ya Ziwa - Mwanza.
Aidha, Kituo hiki kina uwezo wa kuhifadhi takribani jumla ya majalada 117,600 yaliyoko kwenye mfumo wa karatasi. Pia Kituo kimewekewa miundombinu wezeshi ya kuhifadhi nyaraka kidigitali na ununuzi wa vifaa vya kuhifadhi nyaraka katika mifumo hiyo ya kidigitali unaendelea.
Kazi ya uhifadhi wa Nyaraka kwenye Mifumo ya Kieletroniki kwa kutumia vifaa vya kisasa ili kutunza na kulinda historia andishi ya Taifa letu.Kwa mujibu wa Sheria ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa Na. 3 ya mwaka 2002 na Sheria ya Kuwaenzi Waasisi wa Taifa Na. 18 ya mwaka 2004, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa imepewa mamlaka ya kusimamia na kuratibu shughuli za utunzaji wa kumbukumbu na nyaraka katika Taasisi za Umma.
Katika kufanikisha utekelezaji wa majukumu yake, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa inashauri, inaratibu na kusimamia mifumo ya utunzaji wa kumbukumbu katika Taasisi za Umma.
Idara pia ina jukumu la kubaini, kukusanya na kuhifadhi nyaraka ambazo ni urithi andishi kwa lengo la kuhifadhi historia ya Taifa letu. Aidha, Idara huelimisha na kuhamasisha umma ndani na nje ya nchi juu ya umuhimu wa nyaraka ili wazitumie katika tafiti mbalimbali kwa lengo la kujiletea maendeleo.
Jukumu jingine la Idara ni kukarabati nyaraka kongwe na kuziweka katika mifumo ya kidijitali ili kurahisisha upatikanaji wake pindi zinapohitajika na watumiaji na kulinda nakala halisi ili ziweze kudumu kwa muda mrefu.
Vilevile Idara hii inashughulika na usimamizi, ukusanyaji na uhifadhi wa kumbukumbu na vitu vya Waasisi wa Taifa ambao ni Mwalimu Julius Kambarage Nyerere na Sheikh Abeid Amani Karume vyenye umuhimu wa kihistoria katika Taifa letu.
Ili kuwezesha umma kujua mwenendo wa Serikali yao, lazima kuwe na kumbukumbu na nyaraka zinazotunzwa vizuri na zinazopatikana kwa urahisi. Kukosekana kwa taarifa sahihi na kwa wakati unaofaa kunaweza kuwafanya Watendaji wa Serikali kushindwa kutekeleza majukumu yao ipasavyo na hivyo kusababisha ucheleweshwaji wa maamuzi au kutolewa kwa maamuzi yasiyo sahihi na yasiyokidhi matarajio ya wananchi.
Mashubaka ya kuhifadhia Kumbukumbu na Nyaraka yaliyopo Makao Makuu, Ofisi ya Rais Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa Dodoma.
Aidha, ukosefu wa kumbukumbu na nyaraka hutoa mianya ya rushwa na ubadhirifu wa mali ya umma, matumizi mabaya ya madaraka na hata kuchelewesha au kuzuia haki kutendeka. Kasoro hizi huchangia sana katika kuzorotesha maendeleo ya uchumi wa Taifa na malalamiko kutoka kwa wananchi kuhusu Serikali yao na Taasisi zake.
Kutokana na umuhimu wa utunzaji kumbukumbu, ni vema taratibu za utunzaji wa kumbukumbu ukazingatiwa katika Taasisi za Umma ili kupatikana kwa huduma bora kwa maendeleo ya Taifa letu.